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Die Zukunft ist auch bei Gericht papierlos" schreibt Kollege Hans-Uwe Pasker bei der lto.de (Legal Tribune Online) - und ich vermisse irgendwie das zwinkernde Smiley hinter dieser Überschrift. Doch das folgt ein paar Absätze weiter in Form der Feststellung
"Im Zweifel wird dies dazu führen, dass die elektronische Akte
ausgedruckt und wie bisher bearbeitet wird. Die Anschaffung
leistungsfähiger Drucker und Scanner wird deshalb empfohlen."
Die Gerichte, so der Bundesrat, sollen also endlich elektronischen Rechtsverkehr anbieten. Wir Anwälte dürfen dann mithilfe eines elektronischen Gerichtsfachs mit dem Richter kommunizieren, Akten einsehen, Schriftsätze wechseln, Empfangsbestätigungen abgeben.
Eigentlich müssten sogar zwei Smileys in der Überschrift stehen. Zum einen wegen dem "papierlos" und zum anderen wegen dem "auch".
Erstens:
"Auch" bedeutet, es muss noch andere geben, die papierlos ihr Büro führen. Und das ist der erste Witz. Denn:
Zweitens:
Eines ist klar: "
Papierlos" ist schlicht eine
Utopie. Und das hat viele Gründe. Die fehlende Haptik, die fehlende Aufmerksamkeit gegenüber Bildschirminhalten, die schwerere Lesbarkeit, die fehlende Möglichkeit, mit mehreren Fingern gleichzeitig mehrere Fundstellen in einer Akte zu "markieren".
Es ist kein Wunder, dass es immer noch viele Menschen gibt, die sich ihre E-Mails lieber auf dem Papier lesen. Oder dass man über manche Politiker scherzhaft behauptet, sie würden sich das
Internet ausdrucken lassen. Und es gibt Gründe dafür, die ich nachfolgend kurz beschreiben möchte:
Projekt "elektronische Akte"
Ich könnte noch ewig so weiter machen, möchte hier aber stattdessen von einem Projekt berichten, an dem ich maßgeblich beteiligt war. Das Projekt fand nicht bei einem Gericht statt, sondern in einer Rechtsanwaltskanzlei. Und die hatte es sich zur Aufgabe gemacht, nein, nicht papierlos zu werden, sondern vielmehr mithilfe der "elektronischen Akte" Wege und Laufzeiten zu verkürzen, es zu ermöglichen, dass mehrere gleichzeitig an einer Akte arbeiten und auch, nicht zuletzt, am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen zu können.
Dazu wurde nicht weniger als die gesamte Kanzleiorganisation umgebaut. Die eingehende Post wurde nicht nach dem Öffnen sofort verteilt, sondern erst gescannt.
Der Scanner
Ein leistungsfähiger Scanner musste her, das ist das geringste Problem (wenn auch recht kostspielig). Schwieriger ist es schon, diesen so einzustellen, dass er lesbare Ergebnisse bringt, und zwar unabhängig davon, ob dickes Bütten- oder dünnes Butterbrotpapier zum Erkennen aufgelegt wird, ob das Papier weiß, grau, rosa oder grün ist, ob das Schriftbild kontrastreich oder eher fahl oder gar doppelseitig daherkommt. Von den unterschiedlichen Papiergrößen möchte ich da mal gar nicht anfangen.
Und glauben Sie nicht, dass es damit getan ist, einmal eine perfekte Einstellung gefunden zu haben. Die Tücken der Technik bringen es so mit sich, dass immer mal wieder an der ein oder anderen (Software-)Schraube gedreht werden muss. Warum das so ist, das konnte mir bislang auch kein Techniker zufriedenstellend erklären. Es gehört wohl zu den Mysterien dieser Zeit.
Die Scanner(innen)
Dazu aber auch noch eine bzw. mehrere Personen, die die undankbare Aufgabe des Scannens übernehmen. Schon die Suche nach passendem Personal darf man sich dabei nicht zu einfach vorstellen.
Die Arbeit selbst ist nämlich tödlich langweilig. In 85% der Zeit schaut man dem vorher sortierten und "enttackerte" Papier dabei zu, wie es problemlos durch den Papiereinzug zieht. Doch es gehört eben auch eine gehörige Portion Gehirnschmalz dazu, diese gescannten Seiten dann auf Vollständigkeit zu überprüfen. Denn manchmal kleben ja doch noch zwei enttackerte Seiten Papier aneinander - die dürfen aber im gescannten Dokument nicht fehlen. Und, nicht zu vergessen, es gibt ja auch zahlreiche doppelseitig bedruckte Seiten, die zwar meistens richtig erkannt werden, aber eben nur meistens. Da muss der Scanner schon richtige Arbeit leisten - und das will überprüft werden. Dann müssen die gescannten Dokumente an die richtige Stelle geschickt werden, also an den Anwalt oder an die Abteilung, die gerade dafür zuständig ist. Und schließlich gilt es natürlich immer, bei Problemen eingreifen zu können. Und da ist der Papierstau noch das am wenigsten Gravierende.
Tödlich langweilig auf der einen, die Notwendigkeit, intelligent einzugreifen, auf der anderen Seite. Das passt nicht so recht zusammen. Entsprechend unbeliebt ist dieser Job auch.
Die Paranoia
Die Scan-Arbeit ist getan - wohin jetzt mit dem Papier? Ich habe von Anwendern gehört, die das Papier einfach entsorgen. Jedenfalls das meiste davon - Urteile, vollstreckbare Ausfertigungen von Kostenfestsetzungsbeschlüssen und andere Urkunden müssen ja ausgenommen werden: wieder ein Intelligenztest für die Scanner(innen). Aber was ist, wenn doch einmal ein Fehler beim Scannen passiert ist, der erst später auffällt? Dann muss man doch noch einmal auf das Papier zurückgreifen können.
Also kann es sein, dass die Entscheidung dahin geht, das Papier zu archivieren. Vielleicht nur noch nach Datum sortiert und nicht mehr in die Papierakte eingeheftet. Vielleicht aber auch möchte der ein oder andere - dazu komme ich noch weiter unten - doch noch einmal die Akte in Papierform haben. Dann müsste man die gescannten Dokumente doch noch "richtig" ablegen.
Dokumente verschlagworten
Die Dokumente sind dann gescannt. Aber sie sind noch "dumm". Sie wissen nicht, zu welcher Akte sie gehören, welcher Sachbearbeiter oder Rechtsanwalt sie zu sehen bekommen soll, ob sie ein einfacher Brief, eine Klageschrift oder ein Urteil sind. Damit kann man nicht wirklich etwas anfangen, und daher kommt jetzt der Vorgang, der sich "Verschlagworten" nennt.
Wie man schon an dem Wort unschwer erkennen kann, ist das etwas, das man nicht sehr gerne macht. Denn man muss jedes einzelne Dokument anschauen und ihm diese Informationen mit auf den Weg geben. Das ist leicht bei Informationen, die man automatisiert vergeben kann - das Eingangsdatum beispielsweise ist einfach das Datum, an dem der Brief gescannt worden ist. Und dieses Datum kennt der Scanner bzw. das "Verschlagwortungsprogramm" natürlich.
Schwieriger wird es mit Informationen, die man nur dem Brief selbst entnehmen kann. Wann wurde der Brief geschrieben? Wer hat ihn geschrieben? Welcher Art ist der Brief - einfacher Brief, Klageschrift oder Urteil? All diese Informationen müssen händisch eingegeben werden. Auch so ein Job, der nicht so beliebt ist.
Und: Es gibt Informationen, die man einem Dokument mitgeben will und die nicht aus einer vorher definierten Liste ausgewählt werden können. Und da lauern Fehlerquellen. Denn ob ich nun als Absender "Amtsgericht Heidelberg" oder "AG Heidelberg" nehme, ist vielleicht Geschmackssache oder hängt auch von der Tagesform ab. Und so kann es später dann passieren, dass man alle Schreiben des Amtsgerichts Heidelberg sucht und die vom AG Heidelberg nicht angezeigt bekommt.
Dokumente durchsuchbar machen
Der Scanprozess bringt z.B. eine pdf- oder eine tiff-Datei hervor. Diese sind aber nicht ohne Weiteres durchsuchbar. Dazu bedarf es noch einer so genannten OCR-Texterkennung
(Abkürzung OCR von englisch Optical Character Recognition). Eigentlich ein Klacks, das kann jede bessere Scannersoftware mittlerweile. Doch der Prozess dauert. Und das ist dann ein Problem, wenn der Empfänger ungeduldig auf seinen täglichen Posteingang wartet. Hierfür sollte eine Lösung gefunden werden, denn ohne durchsuchbare Briefe macht ein Dokumentenmanagementsystem nur halb so viel Spaß.
Dokumente lesen
Das Lesen ist eine weitere Schwierigkeit. Viele sind es nicht gewohnt, ständig auf einen Bildschirm zu starren. Und es gibt auch zahlreiche Untersuchungen, nach denen man leichter ermüdet, weniger vom Inhalt aufnimmt und größere Probleme mit den Augen bekommt.
Aber das ist nur eine Seite. Eine andere ist die, dass man ein längs DIN A4 bedrucktes Papier auf einem quer liegenden Bildschirm lesen soll. Da hilft nur ein Bildschirm, der in Längsrichtung gedreht werden kann.
Und da man nicht so gerne zwischen dem Dokument und dem das Dokument verwaltenden Programm hin und herschalten möchte, ist der Weg zu einem zweiten Bildschirm nicht mehr weit. Da stehen sie dann also auf dem Schreibtisch, die beiden Bildschirme. Einer längs, einer quer. Aber jetzt gut zu bedienen.
Probleme machen Nutzer, die beispielsweise schlecht sehen und gerne ihren Bildschirm noch in einer 800x600-er-Auflösung betreiben. Die werden wenig Freude an der elektronischen Akte haben - und das kann ich auch verstehen.
In Dokumenten blättern
Was fehlt, ist das haptische Erlebnis. Und die vielen kleinen Möglichkeiten, die man eben mit einer Papierakte hat. Das schon oben erwähnte Vier-Finger-Lesen (drei Finger halten wichtige Seiten offen, der vierte huscht auf der gerade geöffneten Seite hin und her) einer Akte. Das Markieren einzelner Blätter mithilfe von Post-its oder kleinen - womöglich noch bunten - Fähnchen. Das Markieren einzelner Wörter auf der Seite mithilfe von - womöglich noch bunten - Textmarkern. Das Erkennen eines Schriftsatzes allein schon anhand der Farbe (Behördenschreiben kommen auf grauem Papier, das eigene ist weiß).
Und nicht zuletzt der Eindruck: Diese Seite habe ich doch schon einmal gelesen. Ich (und ich bin nicht alleine) habe die Erfahrung gemacht, dass es mir leichter fällt, ein bereits gelesenes Blatt Papier wiederzuerkennen als eine bereits gelesene Bildschirmseite.
Dokumente wiederfinden
Das allerdings ist unschlagbar: Dokumente wiederzufinden ist wirklich einfach. Und es ist egal, ob sie zur falschen Akte "abgeheftet" oder sonstwie ein (einzelner) Fehler beim Verschlagworten gemacht worden ist. Da die Dokumente durch die Verschlagwortung "intelligent" geworden sind, gibt es fast immer eine Möglichkeit, sie wieder ausfindig zu machen. Das funktioniert bei Papierakten nicht.
Zusammen an Dokumenten arbeiten
Die elektronische Akte hat auch den Vorteil, dass die nicht mehr papiergebundenen Dokumente nunmehr von mehreren Personen gleichzeitig gelesen und bearbeitet werden können. Gerade in größeren Kanzleien (oder Gerichten, um auf das Ausgangsthema zurückzukommen) ein unschlagbarer Vorteil.
Fazit
Ich habe oben nun sehr viele negative Beispiele gegeben. Dennoch bin ich ein absoluter Befürworter der elektronischen Akte und damit auch des elektronischen Rechtsverkehrs. Auch wenn manche Klippe zu umschiffen ist und manche alte Gewohnheit über den Haufen geschmissen werden muss. Die Vorteile überwiegen einfach. Und die Zeiten, in denen man von manchem Gericht schief angesehen wurde, wenn man sein Laptop aus der Tasche holte, sind mittlerweile - und sicher nach der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs - vorbei.
Was noch einfacher werden muss ist die "sichere" Kommunikation. Die Verwendung von Signaturkarten ist mittlerweile schon recht einfach geworden - für manch einen jedoch noch nicht einfach genug. Hier gibt es sicherlich noch Verbesserungsmöglichkeiten.
Dennoch sage ich: Herzlich willkommen, elektronischer Rechtsverkehr!
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Sebastian Dosch
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